Kiitos kaikille Eventgardenin messuosaston kävijöille. Onnetar suosi messuarvonnassa Mervi Lahtea Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselta! Onnittelut!

Jokainen meistä odottaa yksityiselämässään, että sovituista asioista pidetään kiinni. Näin meistä odottaa suurin osa työelämässäkin.

Olen kymmenvuotisen yrittäjäurani aikana törmännyt muutamaan asiakkaaseen, jotka ovat peruneet jo kirjallisesti vahvistamansa tilauksen ja kieltäytyneet maksamasta sopimuksen mukaisia kustannuksia.

Eräässä tapauksessa tapahtumaan oli vielä sen verran aikaa, että maksettavaksi tuli ainoastaan viidensadan euron vahvistusmaksu. Asiakas kuitenkin ilmoitti, että jos he joutuvat tämän maksamaan, he eivät enää osta meiltä mitään. Minä puolestani totesin, että se ei ole suuri menetys, sillä epäluotettavien kumppaneiden kanssa ei ole mielekästä tehdä yhteistyötä ja kiristäminen ei voi olla hyvän yhteistyön perusta.

Minusta yrityksen toimitusjohtajan oli myös syytä tietää, miten hänen työntekijänsä toimivat ja vahvistusmaksu maksettiin sen jälkeen, kun otin yhteyden häneen.

Toinen tapaus sattui aivan hiljattain. Yritys vahvisti kirjallisesti tilauksen perjantaina, jonka jälkeen vahvistimme alihankkijat ja tuotanto käynnistyi. Maanantaina asiakas perui tilauksen ja ilmoitti, että he eivät maksa mitään.

Tapoihimme kuuluu pitää kiinni sovituista asioista kaikkia osapuolia kohtaan. Meille on kunnia-asia toimia oikein alihankkijoita kohtaan ja kunnioittaa kunkin toimijan sopimusehtoja.

Tuntuukin kohtuuttomalta, että suuria kansainvälisiä yrityksiä eivät nämä toimintatavat tunnu aina koskettavan. Joistain on ihan ok laittaa pieni mikroyritys maksamaan viulut heidän puolestaan. Usein he tuovat ensimmäiseksi esiin seikan “Tiedäthän, olemme suuri toimija ja järjestämme paljon tapahtumia”. Tämän me kyllä ymmärrämme, mutta me olemme pieni toimija, eikä meillä ole varaa tällaiseen.

Asioista voidaan aina neuvotella ja alan toimijat ovat varmasti joustavia esimerkiksi tapahtuman siirron osalta, jolloin peruutuskuluja voidaan alentaa. Näin ollen toivoisinkin rakentavaa lähestymistä tilanteissa, joissa sovittu tilaus joudutaan perumaan.

Sopimusehtojen tarkoitus on turvata molempien osapuolien toimintaa yllättävissä tilanteissa. Sopimusehdot kannattaa aina lukea tarkasti ja jos esimerkiksi peruutusehtoihin haluaa muutoksia, suosittelen kysymään asiasta ennen sopimuksen allekirjoittamista.

Tapahtumamarkkinointi perustuu laajaan alihankintaverkostoon ja jokaisessa tilauksessa kukin alihankkija varaa resurssit tähän nimenomaiseen tapahtumaan. Jos tilauksia olisi mahdollista perua kohtuuttoman lyhyellä varoitusajalla ilman seurauksia, olisivat alan toimijat jatkuvasti pulassa ja palvelua olisi mahdoton tarjota laadukkaasti ja pitkäjänteisesti.

Kohdellaan näin ollen työelämässäkin toisiamme siten, kuin toivoisimme yksityiselämässä kohdeltavan. Pidetään siis sovituista asioista kiinni puolin ja toisin.

Tilaa tapahtumien ammattilaislehti täältä http://eventolehti.fi/

Markkinointi&Mainonta lehden ansiokas analyysi 9.12 tapahtuma-alasta ja toimitusjohtajamme haastattelu MTL Tapahtumatoimistojen puheenjohtajan ominaisuudessa.

Suuri osa yrityksistä järjestää vuosittain kick offeja, ja tapahtuman suunnittelusta sekä tuotannosta vastaa usein talon oma väki oman työnsä ohella. Osalle yrityksistä tapahtumat ovat osa menestysstrategiaa ja tavoitteellista toimintaa. Tällöin tapahtumissa käytetään yleensä tapahtuma-alan asiantuntijoita ja myös rahallinen investointi on linjassa tavoitteisiin nähden.

Osalle tapahtumat taas ovat yksittäisiä toimenpiteitä ilman sen kummempia tavoitteita, ja budjetit ovat haastavia, mikä näkyy tapahtuman lopputuloksessa ja tehokkuudessa. Ilman tavoitteita järjestetyt tapahtumat ovat hukkaan heitettyjä mahdollisuuksia. On myös hyvä muistaa, että eurolla saa euron palvelun ja kahdella kahden. Budjetin pitää olla realistinen tavoitteisiin nähden.

Perusrunko saattaa kick offissa mennä niin, että henkilökunnalle tai tiimille esitellään tulevan vuoden tavoitteet powerpoint-muodossa. Selvitetään uutta matriisiorganisaatiota ja selvennetään mihin palkkiin kukakin nyt kuuluu, tehdään ehkä ryhmätöitä ja tilaisuuden jälkeen syödään ja juodaan.

Parhaassa tapauksessa yritys satsaa tähän ruumiin ravintoonkin. Sama kaava toistuu vuodesta toiseen ja päällimmäisenä mieleen jää tunne, että pakollisia kaavioita ja kalvoja on taas esitetty, koska sillä tavoin tapahtuman voi vähentää verotuksessa näppärämmin.

Mitä järkeä on järjestää tällä kaavalla tapahtumia, ilman todellista hyötyä ja pitkäkestoista vaikutusta? Tapahtumia järjestetään samalla kaavalla, koska niin on tehty aina. Ihmettelenkin miksi ylin johto ei kyseenalaista tapaa järjestää ehkä yhtä vuoden tärkeimmistä sisäisistä kohtaamisista, jolla on suuri merkitys yrityksen menestymisessä?

Yrityksen sisäisiä tapahtumia suunniteltaessa kannattaa huomioida, että myös ulkopuolinen taho voi olla mukana kiteyttämässä yhtiön strategista viestiä ymmärrettävään ja ennen kaikkea motivoivaan muotoon. Tapahtumatoimiston rooli ei ole pelkästään fasiliteettien järjestäminen, vaan markkinointiviestinnän ammattilaisina he pystyivät tuomaan sellaisen lisäarvon itse asian jalkauttamiseen, mikä todella koskettaa ja liikuttaa kokijaa.

Tapahtumatoimistot ovat olemassa sitä varten, että ne pystyvät asiantuntijuudellaan auttamaan asiakkaitaan menestymään liiketoiminnassaan. Markkinointiviestintä toimii yritysten kasvun moottorina. Tapahtumat ovat tutkitusti tehokas mediavalinta niin sisäisissä, kuin ulkoisissa toimenpiteissä.

Tilaa tapahtumien ammattilaislehti täältä http://eventolehti.fi/

Lue Eventgarden Newsletter 3/2012 tästä

Kevät etenee vauhdilla ja olemme solmineet uusia yhteistyökumppanuuksia Hanasaaren, Aivokuntokeskus Briimin ja Korkeasaaren kanssa. Teemat osiosta löytyy valmiita konsepteja asiakas- ja henkilöstötapahtumien teemoiksi.

BSG Marketing Oy:n liikevaihto ja tulos voimakkaassa kasvussa

Tulostiedote julkaistu Kauppalehden sivuilla

Tilikausi: 2011/12

10.03.2012 | Lähde:Balance Consulting / PRH Kaupparekisteri

BSG Marketing Oy kasvatti liikevaihtoaan viime vuonna gasellin lailla. Yhtiön liikevaihto nousi 1.7 miljoonaan euroon. Kasvua edelliseen vuoteen kirjattiin 802 tuhatta euroa eli 89.2 prosenttia. Edellisenä vuonna liikevaihtoa kertyi 899 tuhatta euroa.

Liikevaihdon voimakkaan kasvun myötä myös BSG Marketing Oy:n tulos kasvoi voimakkaasti. Nettotulos nousi 181 tuhanteen euroon, jossa kasvua edelliseen vuoteen oli 165 tuhatta euroa eli 1031.3 prosenttia. Edellisenä vuonna yhtiön tulos oli 16 tuhatta euroa.

Pääoman tuotolla mitattuna BSG Marketing Oy:n kannattavuus oli erinomainen.

Koirien Turvakodin tiedote: Nykyisessä asunnossamme tullaan tekemään kesän aikana suuri remontti ja talossa asuminen remontin aikana on täysi mahdottomuus. Koska sopivaa uutta tilaa ei ole löytynyt, saimme ajatuksen että voisimme muuttaa kaikkien Turvakodin koirien kanssa kesäksi Suomeen. Asiasta innostui myös Turvakodin pitkäaikainen tukija, tapahtumatoimisto Eventgarden, joka halusi tarjota kohdennettua tukea kattamaan koirien lentokuluja.

Olemme löytäneet Suomesta tarkoitukseen sopivan talon, johon koiramme ovat tervetulleita. Talo sijaitsee saaristomaisemissa n. 40 km Turusta Uudenkaupungin suuntaan.

Tulo Suomeen toteutetaan maalis- ja huhtikuun vaihteessa. Koska koiria Turvakodissa on tällä hetkellä 23, on ne pakko lennättää eri lennoilla, ja osa koirista on lyhyen aikaa kotihoidossa tutuissa perheissä kunnes itse olemme päässeet loppujen koirien kanssa perille Suomeen. Onneksemme lentoyhtiö on suostunut antamaan erikoisluvan tuoda koiria enemmän mitä normaaleilla lennoilla, ja kaikki koirat pääsevät suorilla lennoilla Suomeen.

Meille tarjoutuu nyt ensimmäisen kerran viiteen vuoteen mahdollisuus yhdessä matkustaa Suomeen ja voimme vihdoin myös tavata kauttamme adoptoituja koiria perheineen sekä tukijoitamme, ja tietysti muita läheisiä ihmisiä.

Toiminta Turvakodissa koirien kanssa jatkuu Suomen maisemissa lähes samanlaisena mitä täällä Espanjassakin. Koirat on hoidettava joka päivä ja toivomme, että löydämme lähiseudulta hyvän, kohtuuhintaisen ja ymmärtäväisen eläinlääkärin. Uskomme, että aika Suomessa on Turvakodin koirille elämyksiä täynnä, pääseväthän ne ensimmäisen kerran oikeaan metsään!!

Alkukesästä tulemme järjestämään koiratapaamisen Espanjasta adoptoiduille koirille. Hanke on vielä suunnitteluvaiheessa. Tiedotamme siitä hyvissä ajoin sivuillamme. Tapahtumassa tullaan kuvaamaan materiaalia “Koirien Turvakoti Espanjassa” TV- sarjaan.

Fonecta on tehnyt tapahtumatuottajakilpailutuksen ja päätyi jatkamaan vanhan kumppaninsa Eventgarden / BSG Marketing Oy:n kanssa. Kilpailutuksessa oli mukana yhteensä neljä tapahtumatoimistoa.

Valittu toimisto toimii Fonectan tapahtumatuottajana toteuttaen Fonectan B2B markkinoinnin tapahtumia yhdessä Fonectan ja muiden sen kumppaneiden kanssa. Vuoden päätapahtuma on kolmannen kerran järjestettävä korkean profiilin asiantuntijaseminaari markkinointi-, viestintä- ja myyntijohdolle. Vuonna 2011 tapahtuman palautekyselyyn vastanneista osallistujista 100% suosittelisi Fonectan tapahtumia kollegoilleen. Tämä osoittaa sen, että kohderyhmän tunteminen jahuolellinen suunnittelu on avainasemassa onnistuneiden tapahtumien toteutuksessa.

- Fonectan markkinointia kuvastaa kaksi avainsanaa: laatu ja tehokkuus. Tapahtumamarkkinointi on alue, johon panostamme vahvasti. Olemme toteuttaneet yhteistyössä Eventgardenin kanssa monia menestyksekkäitä ja tuloksellisia tapahtumia, ja Fonecta-brandin kasvu jatkuu strategisen tason tapahtumakonsepteja jatkokehittämällä. Siinä tuottava ja laadukas yhteistyökumppani näyttelee keskeistä roolia, sanoo Fonectan markkinointi- ja viestintäjohtaja Jukka-Pekka Vuori.

- Fonecta käyttää eri markkinointiviestinnän välineitä laajasti ja jokaisessa kanavassa Fonectan brandi tulee näkyä yhtenäisenä. Tämä luo kiinnostavat ja haastavat lähtökohdat tapahtumamarkkinoinnin toteuttamiseen Fonectalle. Lähtökohtana tapahtuman suunnittelulle on haastavan kohderyhmän ymmärrys sekä laadukas sisältö, ja Fonectan brandin mukainen kokonaisilme. Olemme nyt järjestäneet kaksi kertaa Fonectalle noin 500 henkilön asiantuntijaseminaarin tuotannon, useita pienempiä vip-tason kohtaamisia sekä henkilöstön motivointitapahtumia. Pitkäjänteisen ja monipuolisen yhteistyön kautta ymmärryksemme taso nousee jatkuvasti asiakkaan liiketoiminnasta, jolloin pystymme myös vastaamaan korkeaan tavoitetilaan, toteaa Eventgardenin toimitusjohtaja Heidi Ekholm-Talas.

Hyvää vuoden alkua kaikille tapahtumien ystäville. Tästä linkistä pääset lukemaan Eventgardenin kuulumisia.

Eventgardenin vuosi on ollut vauhdikas ja värikäs, täynnä toinen toistansa kiinnostavampia tapahtumia ja kumppanuuksia. Vuotemme on ollut menestyksekäs ja kasvuvauhtimme on ollut hurjaa, vuonna 2011 kasvua on ollut noin 90% edellisvuoteen verrattuna. Olemme onnistuneet vakuuttamaan teidät, hyvät asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme, laadukkaalla tekemisellämme ja tinkimättömällä ammattitaidollamme. Suurin kiitos kasvusta kuuluu teille, joten KIITOS! Jatketaan myös vuonna 2012 vaikuttavien tapahtumien tekemistä yhdessä.

Tapahtumiin osallistumista voi tietyllä tavalla pitää yhtenä maailman vanhimmista sosiaalisista medioista, joka edelleen pitää pintansa. Virtuaaliset kontaktit verkon yli eivät varmasti koskaan tule korvaamaan aitoa ihmiskontaktia, ja tilanteita joissa puhutellaan muitakin aisteja kuin näköä ja kuuloa. Onhan päivän selvää, että ihmiset kaipaavat käsinkosketeltavia elämyksiä, ja vuorovaikutusta muiden ihmisten kanssa.

Tänä päivänä tapahtumien järjestämiseen liittyy samanlaisia haasteita kuin muussakin markkinointiviestinnässä: mitä tarjota kun yhä hektisemmässä ja täydemmässä maailmassa elävät ihmiset ovat jo nähneet kaiken? Ihmisten huomion herättäminen ja ylläpitäminen on jatkuvasti haastavampaa, ja vaatii järjestäjiltä jatkuvasti kekseliäämpiä ratkaisuja.

Asia, joka tämän haasteen taklaamisessa on erittäin olennainen on tapahtumien kokonaisdesign; tapahtumatoteutuksen eri osa-alueita ei kannata koskaan eriyttää toisistaan. Luovuutta, osaamista ja oikeanlaista tekniikkaa hyödyntäen pystytäänkin luomaan mitä elämyksellisempiä kokonaisuuksia, jotka jättävät varman muisti- ja tunnejäljen osallistujien (ali)tajuntaan, vahvistaen näin mielikuvaa järjestävästä tahosta, olipa kyseessä yritys, brändi, tai vaikka yksityishenkilö.

Valitettavan usein toistuva tosiasia tapahtumien toteutuksissa on, että kokonaisdesignia ei oteta tarpeeksi huomioon – suunnitteluun, toteutukseen ja erityisesti käytännön tekniikkaratkaisuihin ei aina ymmärretä kiinnittää tarpeeksi oikeanlaista huomiota, tai niitä käsitellään omina kokonaisuuksia. Monesti saattaa myös käydä niin, että luovuus ja elämyksellisyys uhrataan budjettien ja aikataulujen alttarille, vaikka ratkaisu olisikin yksinkertainen.

Tapahtumien tekninen toteutus on myös osaamista vaativaa luovaa designer-työtä, jossa jo aivan pienilläkin ratkaisuilla voi olla suurikin vaikutus lopputulokseen ja asiakkaalle jäävään muistijälkeen. Teknisen toteutuksen pitäisi olla aina lähtökohtaisesti olennaisena osana kokonaisdesignia.

Haluaisinkin haastaa markkinointiviestinnän ammattilaisia ja tapahtumista vastaavia ottamaan teknisen toteutuksen osaksi kokonaisdesignia jo tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa.

Kirjoittaja Erkki Castrén on Sound Enginen omistaja ja luova johtaja. Blogi on julkaistu aiemmin myös Elonmerkissä.