Hyvää vuoden alkua kaikille tapahtumien ystäville. Tästä linkistä pääset lukemaan Eventgardenin kuulumisia.

Eventgardenin vuosi on ollut vauhdikas ja värikäs, täynnä toinen toistansa kiinnostavampia tapahtumia ja kumppanuuksia. Vuotemme on ollut menestyksekäs ja kasvuvauhtimme on ollut hurjaa, vuonna 2011 kasvua on ollut noin 90% edellisvuoteen verrattuna. Olemme onnistuneet vakuuttamaan teidät, hyvät asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme, laadukkaalla tekemisellämme ja tinkimättömällä ammattitaidollamme. Suurin kiitos kasvusta kuuluu teille, joten KIITOS! Jatketaan myös vuonna 2012 vaikuttavien tapahtumien tekemistä yhdessä.

Tapahtumiin osallistumista voi tietyllä tavalla pitää yhtenä maailman vanhimmista sosiaalisista medioista, joka edelleen pitää pintansa. Virtuaaliset kontaktit verkon yli eivät varmasti koskaan tule korvaamaan aitoa ihmiskontaktia, ja tilanteita joissa puhutellaan muitakin aisteja kuin näköä ja kuuloa. Onhan päivän selvää, että ihmiset kaipaavat käsinkosketeltavia elämyksiä, ja vuorovaikutusta muiden ihmisten kanssa.

Tänä päivänä tapahtumien järjestämiseen liittyy samanlaisia haasteita kuin muussakin markkinointiviestinnässä: mitä tarjota kun yhä hektisemmässä ja täydemmässä maailmassa elävät ihmiset ovat jo nähneet kaiken? Ihmisten huomion herättäminen ja ylläpitäminen on jatkuvasti haastavampaa, ja vaatii järjestäjiltä jatkuvasti kekseliäämpiä ratkaisuja.

Asia, joka tämän haasteen taklaamisessa on erittäin olennainen on tapahtumien kokonaisdesign; tapahtumatoteutuksen eri osa-alueita ei kannata koskaan eriyttää toisistaan. Luovuutta, osaamista ja oikeanlaista tekniikkaa hyödyntäen pystytäänkin luomaan mitä elämyksellisempiä kokonaisuuksia, jotka jättävät varman muisti- ja tunnejäljen osallistujien (ali)tajuntaan, vahvistaen näin mielikuvaa järjestävästä tahosta, olipa kyseessä yritys, brändi, tai vaikka yksityishenkilö.

Valitettavan usein toistuva tosiasia tapahtumien toteutuksissa on, että kokonaisdesignia ei oteta tarpeeksi huomioon – suunnitteluun, toteutukseen ja erityisesti käytännön tekniikkaratkaisuihin ei aina ymmärretä kiinnittää tarpeeksi oikeanlaista huomiota, tai niitä käsitellään omina kokonaisuuksia. Monesti saattaa myös käydä niin, että luovuus ja elämyksellisyys uhrataan budjettien ja aikataulujen alttarille, vaikka ratkaisu olisikin yksinkertainen.

Tapahtumien tekninen toteutus on myös osaamista vaativaa luovaa designer-työtä, jossa jo aivan pienilläkin ratkaisuilla voi olla suurikin vaikutus lopputulokseen ja asiakkaalle jäävään muistijälkeen. Teknisen toteutuksen pitäisi olla aina lähtökohtaisesti olennaisena osana kokonaisdesignia.

Haluaisinkin haastaa markkinointiviestinnän ammattilaisia ja tapahtumista vastaavia ottamaan teknisen toteutuksen osaksi kokonaisdesignia jo tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa.

Kirjoittaja Erkki Castrén on Sound Enginen omistaja ja luova johtaja. Blogi on julkaistu aiemmin myös Elonmerkissä.

Eventgarden tukee Koirien Turvakodin toimintaa Espanjassa ja olemme Sanchez -koiran kummeja. Syksyllä 2011 LIV-kanavalta tuli koskettava sarja, joka kertoo Koirien Turvakodin elämästä. Viimeinen 10. jakso nähtiin 5.12.2011. Ohjelma saa jatkoa myös vuonna 2012 ja Eventgarden on ohjelman pääyhteistyökumppani myös kakkoskaudella. Turvakodin nykymuodossaan perustivat vuonna 2007 Jon ja Satu West.

Seuraa Koirien Turvakotia Facebookissa

Haluamme kiittää lämpimästi asiakkaitamme, yhteistyökumppaneitamme ja työntekijöitämme upeasta vuodesta 2011. Olemme saaneet toteuttaa lukuisia upeita tapahtumatuotantoja ja kasvattaa asiakkaidemme liiketoimintaa tapahtumamarkkinoinnin keinoin. Tapahtumien merkityksen kasvu markkinointiviestinnän mediavalinnoissa on näkynyt voimakkaana kasvuna myös meillä ja liikevaihtomme onkin noussut noin 90%. Uskomme tapahtumien ja markkinointiviestinnän voimaan myös haastavina aikoina. Markkinointiviestintä on keskeinen talouden kasvuun vaikuttava moottori.

Tapahtumarikasta vuotta 2012 toivottaen
Heidi, Jonni, Riitta, Miina, Jasmin, Lotta ja Mona

Eventgarden tukee Koirien Turvakodin toimintaa Espanjassa ja olemme Sanchez -koiran kummeja. Syksyllä 2011 LIV-kanavalta on tullut sarja, joka kertoo Koirien Turvakodin elämästä. Viimeinen 10. jakso näytetään tänään. Eventgarden on ohjelman pääyhteistyökumppani. Turvakodin nykymuodossaan perustivat vuonna 2007 Jon ja Satu West.

Seuraa Koirien Turvakotia Espanjassa Facebookissa

Yrityksemme omistajien Heidin ja Jonnin vierailu Turvakodissa näytettiin 2. jaksossa.

MTL Tapahtumatoimistot Tapahtumamarkkinointitutkimus 2011.

Markkinointiviestintäalan yritysten johto uskoo tapahtumamarkkinoinnin kasvavan lähivuosina. Tapahtumamarkkinoinnin vahvuuksina pidetään mahdollisuutta henkilökohtaiseen vaikuttamiseen, asiakassuhteen syventämiseen ja oikean kohderyhmän tavoittamiseen. Markkinointiviestinnän yritysten keskuudessa tunnetuin tapahtuma-toimisto on Eventgarden / BSG Marketing Oy ja toiseksi tunnetuin Idea ja tuotanto Wolt Oy.

Vastaajista 62 % arveli tapahtumamarkkinoinnin lisääntyvän seuraavan kolmen vuoden aikana suhteessa muihin markkinointiviestinnän keinoihin ja 38 % arveli sen pysyvän ennallaan. Laskua ei ennustanut kukaan. Syinä positiivisiin odotuksiin pidettiin ihmisten henkilökohtaisen kohtaamisen tehoa, luovuutta ja elämyksellisyyttä sekä mahdollisuutta erottautua kilpailijoista.

Tapahtumamarkkinointi on tehokasta
Suurimmat syyt tapahtumamarkkinoinnin hyödyntämiseen ovat henkilökohtaisen tapaamisen teho ja imagon sekä tunnettuuden vahvistaminen. Myös asiakassuhteen syventäminen ja oikean kohderyhmän tavoittaminen nousivat esiin.

Vastaajilla ei ollut yhtenäistä kuvaa siitä, mitkä tilaisuudet ovat tapahtumamarkkinointia. Asiakastapahtumat, lanseeraukset, promootiot ja henkilöstötapahtumat luetaan yleisesti tapahtumamarkkinointiin. Mutta hämmästyttävän harva (20 %) piti yhtiökokouksia ja lehdistötilaisuuksia tapahtumina.

”Tämä on hämmentävää. Kun päätetään järjestää tapahtuma eli kohtaaminen, se on mediavalinta ja osa markkinointiviestintää. Lehdistötilaisuus ja yhtiökokous täyttävät täysin nämä kriteerit ja niistä saisi varmasti enemmän tehoja irti”, sanoo MTL Tapahtumatoimistojen hallituksen puheenjohtaja Heidi Ekholm-Talas.

Tapahtumatoimistot ovat kumppaneita
Tutkimuksen mukaan 57 % vastaajista kokee tapahtumatoimistot yhteistyökumppaneiksi, 33 % alihankkijoiksi ja loput kilpailijoiksi.

”Rajapinnat häilyvät markkinointiviestinnässä. Osa tapahtumatoimistoista tarjoaa myös perinteisiä mainos- ja viestintätoimistopalveluita. Moni myös rakentaa ympärilleen verkoston, jonka kautta pystytään tarjoamaan asiakkaille keskitetysti kaikki markkinointiviestinnän palvelut”, Ekholm-Talas sanoo.

Tapahtumatoimistojen ydinliiketoimintana pidetään tuotannon kokonaistoteutusta (67 %) sekä suunnittelua ja projektinjohtoa (29 %). MTL Tapahtumatoimistojen jäsenistä kaikki keskittyvät liiketoiminnassaan suunnitteluun sekä projektinjohtoon ja vastaavat myös tapahtumien kokonaistoteutuksista.

Hinnalla ei muka ole väliä
Tapahtumakumppanin valintaan vastausten mukaan vaikuttaa eniten laatu, henkilökohtaiset suhteet ja referenssit. Myös ideointikykyä moni vastaaja arvosti. Hinnalla ei tuntunut vastaajien mukaan olevan vaikutusta.

”Todellisuus on toista. Tavoitetaso ja budjetti kohtaavat erittäin harvoin tapahtumien toteutuksessa. Yritysten pitäisi ottaa tapahtumat osaksi markkinointistrategiaansa ja suunnitella ne osana muuta markkinointiviestintää, eikä yksittäisinä toimintoina. Tapahtuma on mediavalinta ja tehokas oikein käytettynä”, Heidi Ekholm-Talas sanoo.

Markkinointiviestinnän Toimistojen Liiton toimialayhdistys MTL Tapahtumatoimistot teki tutkimuksen mainos-, media-, viestintä ja digitoimistojen johdolle selvittääkseen näiden mielikuvia tapahtumatoimistojen liiketoiminnasta.

Lisätiedot
Heidi Ekholm-Talas
MTL Tapahtumatoimistot puheenjohtaja
Puh. 010 424 0603
heidi.ekholm-talas@bsg.fi

Tapahtumapalveluiden keskittäminen yhdelle toimijalle kannattaa. Pitkäjänteinen yhdessä tekeminen luo pohjan tulokselliselle ja miellyttävälle yhteistyölle.

Meiltä saa palvelun, joka kattaa projektijohdon, konseptisuunnittelun, konsultoinnin, kutsuprosessin ja ilmoittautumisjärjestelmän, graafisen ilmeen suunnittelun ja toteutuksen, tilajärjestelyt, teknisen toteutuksen, visuaalisen suunnittelun, tarjoilut, logistiikan, kuljetukset, asiantuntijapuhujat ja viihdesisällön. Ota yhteys, olemme täällä Sinua varten.

Lue uusin uutiskirjeemme tästä

SITE Chapter Finlandin uuden hallituksen jäsenet valittu.

Eventgardenin Miina Miettinen on valittu SITE Chapter Finland 2012-2013 hallitukseen. Uutena hallituksen jäsenenä aloittaa myös Anne Harju Inari Event Laplandista.

Vanhoina hallituksen jäseninä jatkavat Merja Hart, Jukka-Paco Halonen, Nina Hilden ja Taru Ojaharju-Latief.

Kansainvälinen Site-järjestö perustettiin 1973. Site on puolueeton ja voittoa tavoittelematon kansainvälinen yhteistyöjärjestö, jonka päämaja sijaitsee Chicagossa. Henkilöjäseniä on yli 2100 kaikkiaan 87 maassa. Siten jäsenistö edustaa kaikkia työsidonnaisen matkailun sektorille (kokous- ja kannustematkailu, tapahtumat) palveluja tarjoavia ja tuottavia yrityksiä. Siten päämäärä on tarjota jäsenilleen kansainvälistä ja paikallista koulutusta seminaarien ja tietoiskujen avulla. Kokemusten vaihto muiden alan ammattilaisten kanssa ja alan yleisen arvostuksen kohottaminen ovat myös Siten päämääriä.

Suomen osasto Site Chapter Finland on neljänneksi suurin Siten yhteensä 34 alueellisesta tai kansallisesta osastosta. Paikallisten seminaarien lisäksi Site Chapter Finland järjestämä FORUM FINNCENTIVE-seminaari on toteutettu ensimmäisen kerran 1991. SITE Chapter Finlandin edeltäjän IAFin toimesta. Vuosien varrella nimi on muuttunut Site Nordic Symposiumiksi ja tilaisuus on kansallinen joka toinen vuosi ja kansainvälinen joka toinen vuosi.
www.site-finland.fi
www.siteglobal.com

New members for SITE Chapter Finland Board of Directors

The new members on the Board of Directors are Miina Miettinen, Liaison Director Eventgarden/BSG Marketing Ltd. and Anne Harju, Inari Event Lapland.

Site Chapter Finland
 The Society of Incentive & Travel Executives approved Finland Chapter in 2005. Site Chapter Finland has approx. 50 members representing various fields of incentive travel. In 2006 Site Chapter Finland was the 4th biggest chapter of SITE worlwide. At the Site International Conferfence in Barcelona, December 2006, Finland was awarded with the recognition of CHAPTER OF THE YEAR. 
Site membership is a guarantee of delivering high standard, top quality, innovative ideas and services in the ever growing meetings, incentive, conference and event sector in Finland. Site Chapter Finland organizes regional seminars to ensure the constant development of its members. The annual main seminar FORUM FINNCENTIVE (nowadays SITE Nordic Symposium) was first organized in 1991 by IAF, the predecessor Site Chapter Finland.

Pikkujouluja ja kesäjuhlia järjestettäessä sitä harvoin miettii näiden tapahtumien arvoa, tavoitteita ja tuloksia henkilöstön sitouttajana ja työnantajakuvan markkinointikanavana. Yrityksen sisäiset tapahtumat, pienet ja suuret, vaivalla organisoidut ja spontaanisti järjestetyt ovat sitä kuitenkin mitä suuremmassa määrin.

Aiemmassa työpaikassani henkilöstötapahtumien järjestäminen oli vuosikellotettu juttu, joista ei tingitty mistään syystä. Tapahtumien koko ja kustannukset saattoivat vaihdella kunkin toimipisteen liikevaihdon ja tuloksen mukaan, mutta organisoitua yhdessäoloa pidettiin tärkeänä yhteishengen luojana ja sitouttamisen tekijänä toimipisteen iästä ja taloudellisesta tilasta huolimatta. Panostus henkilöstöön maksoi aina itsensä takaisin.

Perjantaikahvit vai tapahtumatoimiston tuottamat juhlat?
Kaiken kokoisilla juhlilla on aikansa ja paikkansa. Myös sillä, kenen aikaa tapahtuman organisointiin käytetään. Juhlien järjestäminen on tietenkin kivaa puuhaa, joka sekin yhdistää, mutta onko käytetty aika investoitu oikeaan kohteeseen?

Tapahtumajärjestäjillä on kokemukseen perustuva osaaminen järjestää juhlia tehokkaasti. Henkilöstön ajankäyttö juhlien kasaamiseen saattaa tulla tapahtumatuottajaa kalliimmaksi. On syyyä punnita kenen ajasta on fiksuinta maksaa.

Tapahtumien ostaminen on muuten sekin oma taitolajinsa. Jokainen joka tapahtumia on järjestänyt tietää kuinka monesta liikkuvasta osasta tapahtuma koostuu. Muutos yhtäällä, unohdus toisaalla saattaa aikaansaada aikamoisen lisätyömäärän. Selkeät tavoitteet ja yhdessä heti alkuun sovitut linjaukset tehostavat kummasti organisointia, tekee sen itse tai jollekin muulle siitä maksaen. Budjetti kannattaa myös olla naulattuna siinä vaiheessa, kun suunnitelmia aletaan raapustaa. Kustannukset nimittäin kasvavat sitä mukaa mitä enemmän tehdään ees-taas -liikettä eteenpäin. Bilebudjettia ei ole syytä tuhlata säätämiseen!

Elämys yhdelle, työtehtävä toiselle
Kuka tahansa selviää perjantaikahvien organisoimisesta, mutta kunnon henkilöstötapahtumat ovat niin iso investointi, että asiantunteva suunnitelmallisuus ja toteuttaminen on paikallaan. Ulkoisen avun käyttäminen viestii jotain tärkeää myös henkilöstölle: olette tärkeitä ja haluamme tarjota teille KAIKILLE laadukkaan, ammattimaisesti järjestetyn elämyksen. On nimittäin selvää, että itse järjestetty tapahtuma ei ole kaikille elämys. Osalle porukkaa se on työtehtävä.

Susannan yrityksen sivustot: HR Kakspistenolla Oy ja Heebo.fi

Maittavaa ruokaa, viihdyttävää ohjelmaa ja riehakasta tunnelmaa luomme pikkujoulupaketeilla. Kerro meille toiveesi ja juhliin varattu budjettisi, niin loihdimme vastustamattoman tarjouksen juuri sinun yrityksesi tarpeisiin.

Valmiita paketteja löytyy muun muassa teemoista: Kokkisota, Pako & Pako 2, Jäänveisto Savussa, Amazing Helsinki, Aurinkoloma ja Rock’n’ Roll High School. Teemat toimivat hyvin myös kokouksien, seminaarien tai muiden yritystenne tapahtumien osana. Nyt on teidän vuoronne loistaa!

LUE UUTISKIRJEEMME TÄSTÄ