Skip to content

Tapahtumaostajan opas

MITEN OSTAN TAPAHTUMAPALVELUITA TEHOKKAASTI?

Nämä ohjeet auttavat tapahtumatuotantopalveluja ostavaa yritystä toimimaan tehokkaasti ja johdonmukaisesti. Ostajien toimiessa näiden ohjeiden mukaan tapahtumatoimistot pystyvät tarjoamaan parhaalla mahdollisella tavalla asiantuntijuuttaan.

1. Mitä haluat ulkoistaa ja ostaa palveluna?

Usein asiakkaat pyytävät tarjousvaheessa suunnitelmaa avaimet käteen periaatteella. Saatuaan pitkälle hiotun konseptisuunnittelun tarjouksen muodossa he alkavat karsia sisältöä ja päättävätkin tehdä osan itse. On kaikille osapuolille parempi, että asiakas miettii etukäteen, mitä oikeasti haluaa ulkoistaa ja pyytää optioina muut osa-alueet.

Kun tapahtumatoimistot rakentavat tarjousta he suunnittelevat kokonaisuuden, joka on toimiva. Tapahtuma koostuu useista osa-alueista, jotka vaikuttavat toisiinsa. Mikäli jotain halutaan karsia tai muuttaa kannattaa asiasta keskustella ensin suunnitelman tehneen tapahtumatoimiston kanssa. Pienelläkin muutoksella saattaa olla suuret kustannusvaikutukset tai vaikutusta tapahtumakokonaisuuden toimivuuteen. Myös vastuunjako kysymykset on hyvä tiedostaa tehdessään tarjouspyyntöä. Tapahtumatoimisto kantaa vastuun omista alihankkijoistaan, mutta ei yleensä asiakkaan itse tilaamista asioista. Emmehän halua esimerkiksi tilanteeseen, jossa tuttavan bändillä ei olekkaan toimivaa tekniikkaa ja tämä todetaan vasta tapahtumapaikalla tai että turvallisuussuunnitelma on jäänyt tekemättä, kun asiakas haluaa itse hoitaa järjestysmiehet paikalle.

2. Tapahtuman budjetti

A) Ilman budjettia emme pysty laatimaan teille sopivaa tarjousta.
Esimerkki: Budjettivaihtelut ovat erittäin suuria eri yritysten kesken. 100 henkilön henkilöstötapahtuman tavoitteet ja toiveet olivat samat, mutta toisen antama budjetti oli 10.000€ ja toisen 100.000€. Lähtökohdat tapahtumakonseptin suunnittelulle ovat siis aivan erilaiset. Jos emme saa budjettia, joudumme arvailemaan sitä ja lopputulos menee 90% varmuudella yläkanttiin.

B) Ilman oikeaa budjettia emme pysty laatimaan teille sopivaa tarjousta.
Esimerkki: yli 50% tarjouspyynnöistä pyydetään väärällä budjetilla. Jälkikäteen budjetin laskiessa, mutta toiveiden ja tavoitteiden pysyessä alkuperäisessä on haastavaa karsia tarjousta. Kun heti alussa on realistinen budjetti tiedossa vältytään turhalta työltä ja yllätyksiltä.

Antamalla budjetin pystyt myös vertailemaan eri tarjouksia helpommin. Joskus asiakas ei anna budjettia, koska haluaa nähdä mitä eri toimijat hänelle ehdottavat. Tällöin tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia, jos valintakriteerinä on kuitenkin hinta.

3. Laske omalle työllesi hinta

Törmäämme usein siihen, että asiakkaat kokevat, että kun tekee itse, se on yritykselle ilmaista. Moni yritys on kuitenkin myös alkanut laskemaan omalle työlleen hinnan, jolloin saadaan oikeat kustannukset tapahtuman järjestämisestä. Näin moni onkin huomannut, että ulkoistamalla saa tapahtumien laadun paranemisen lisäksi tehokkuutta ja aikaa omien töiden hoitamiseen. Tapahtumien järjestäminen on asiantuntijatyötä, yllättävän aikaa vievää ja parhaimmillaan strategista markkinointiviestinnän suunnittelua. Projektinjohdosta ja suunnittelusta kannattaa maksaa, koska se näkyy 100% varmuudella tapahtuman lopputuloksessa.

4. Järkevä kilpailuttaminen

Onko järkeä kilpailuttaa jokaista pientäkin tapahtumatarvetta, kun voisit kilpailuttaa kerralla kumppanin pidemmäksi aikaa? Ammattitaitoiset tapahtumatoimistot pystyvät taatusti vastamaan kaikkiin tapahtumatarpeisiisi juuri teidän budjettinne mukaisesti. Pitkän kumppanuuden kautta opitaan tuntemaan yrityksen tavoitteet ja toimintatavat sekä saadaan tehokkuutta yhteistyöhön.

Kun kilpailutat, älä teetä luovaa konseptisuunnittelua kohtuuttomia määriä. Harva tapahtumatoimisto haluaa osallistua kilpailutukseen, jossa pyydetään monta eri ideaa usealta eri toimijalta. Huolellisesti tehtyyn räätälöityyn tapahtumatarjoukseen käytetään yleensä kymmeniä suunnittelutunteja, isoissa tuotannoissa jopa satoja. Näinollen kilpailuta järkevästi ja arvosta tapahtumatoimistojen työtä.

A) Tee taustatyöt huolella, tutki taustat ja referenssit
B) Valitse maksimissaan kolme toimistoa mukaan itse kilpailutukseen
C) Tapahtuman sisältöä pystytään aina muokkaamaan ja kaikilla on samat alihankkijat sekä esiintyjät käytössään, valitse kumppani siis muilla kriteereillä, kuin sillä mikä juontaja tai bändi tarjoukseen sisältyy.

Jos et halua valita kumppania pitkällä tähtäimellä on monilla toimijoilla valmiita teemakonsepteja pienempiin tapahtumatarpeisiin, joista löytyy ideoita ja hintatietoja.

5. Aseta tavoitteet ja laadi huolellinen brief

Yritystapahtuma on investointi, jolle asetetaan tavoitteet. Tavoitteiden toteutumisen kannalta yhteistyön aloittaminen tapahtumajärjestäjän kanssa heti projektin ensi metreillä on äärimmäisen tärkeää. Briefin antaminen henkilökohtaisesti tarjoaa molemmille osapuolille tilaisuuden keskustella syvemmin tapahtuman tavoitteista ja sisällöstä. Voin sanoa 100% varmuudella, että tällä lyhyellä tapaamisella tehostetaan kaikkien osapuolien työtä tarjousvaiheessa ja saadaan myös käsitys, miten kemiat synkkaavat. Kyse on luottamusbisneksestä ja yhteistyön tulee toimia tilauksen vahvistumisen jälkeenkin. Monet asiakkaat haluavatkin tavata mahdolliset yhteyshenkilönsä jo kilpailutusvaiheessa. Yhteistyön tulee olla mielekästä molemmille osapuolille.

6. Tarjouksen esittely päättäjälle

Tapahtumatoimistojen tulee päästä esittelemään tarjous ensisijaisesti suoraan päättäjälle. Tällöin myös pystytään keskustelemaan jo esittelyvaiheessa tarjouksen sisällöstä, mahdollisuuksista muokata eri osa-alueita ja niiden kustannusvaikutuksista. Liian usein päättäjä tekee valintansa pelkän tarjouksen loppusumman pohjalta tapaamatta edes tapahtumatoimistoa. Ammattimainen tapahtumatoimisto rakentaa aina asiakkaansa budjetin mukaisen kokonaisuuden ja pysyy annetussa budjetissa. Näinollen valinta tapahtumakumppanista pitää tehdä muilla kriteereillä.

  • Kerro ystävillesi

  • Eventgarden

    Tapahtumatoimisto Eventgarden yhdistää kohtaamiset verkossa ja kasvokkain tuloksellisesti sekä luovasti.
  • Tilaa uutiskirje

  • Sertifikaatit

    Suomen Vahvimmat
  • Yhteystiedot

    Eventgarden / Revoltti Oy
    puh. +358 40 569 2520


    Käyntiosoite:
    Mestaritalo
    Pursimiehenkatu 26 c, 7 krs.
    00150 Helsinki


    Postiosoite:
    Tehtaankatu 27-29 D
    00150 Helsinki


    Tietosuoja