Skip to content

Evento kolumni 1/2012 – Kick offin avulla strategian ytimeen

Heidi Ekholm-Talas

Tapahtumatoimisto Eventgardenin toimitusjohtaja, MTL:n hallituksen jäsen ja MTL Tapahtumatoimistojen puheenjohtaja

Suuri osa yrityksistä järjestää vuosittain kick offeja, ja tapahtuman suunnittelusta sekä tuotannosta vastaa usein talon oma väki oman työnsä ohella. Osalle yrityksistä tapahtumat ovat osa menestysstrategiaa ja tavoitteellista toimintaa. Tällöin tapahtumissa käytetään yleensä tapahtuma-alan asiantuntijoita ja myös rahallinen investointi on linjassa tavoitteisiin nähden.

Osalle tapahtumat taas ovat yksittäisiä toimenpiteitä ilman sen kummempia tavoitteita, ja budjetit ovat haastavia, mikä näkyy tapahtuman lopputuloksessa ja tehokkuudessa. Ilman tavoitteita järjestetyt tapahtumat ovat hukkaan heitettyjä mahdollisuuksia. On myös hyvä muistaa, että eurolla saa euron palvelun ja kahdella kahden. Budjetin pitää olla realistinen tavoitteisiin nähden.

Perusrunko saattaa kick offissa mennä niin, että henkilökunnalle tai tiimille esitellään tulevan vuoden tavoitteet powerpoint-muodossa. Selvitetään uutta matriisiorganisaatiota ja selvennetään mihin palkkiin kukakin nyt kuuluu, tehdään ehkä ryhmätöitä ja tilaisuuden jälkeen syödään ja juodaan.

Parhaassa tapauksessa yritys satsaa tähän ruumiin ravintoonkin. Sama kaava toistuu vuodesta toiseen ja päällimmäisenä mieleen jää tunne, että pakollisia kaavioita ja kalvoja on taas esitetty, koska sillä tavoin tapahtuman voi vähentää verotuksessa näppärämmin.

Mitä järkeä on järjestää tällä kaavalla tapahtumia, ilman todellista hyötyä ja pitkäkestoista vaikutusta? Tapahtumia järjestetään samalla kaavalla, koska niin on tehty aina. Ihmettelenkin miksi ylin johto ei kyseenalaista tapaa järjestää ehkä yhtä vuoden tärkeimmistä sisäisistä kohtaamisista, jolla on suuri merkitys yrityksen menestymisessä?

Yrityksen sisäisiä tapahtumia suunniteltaessa kannattaa huomioida, että myös ulkopuolinen taho voi olla mukana kiteyttämässä yhtiön strategista viestiä ymmärrettävään ja ennen kaikkea motivoivaan muotoon. Tapahtumatoimiston rooli ei ole pelkästään fasiliteettien järjestäminen, vaan markkinointiviestinnän ammattilaisina he pystyivät tuomaan sellaisen lisäarvon itse asian jalkauttamiseen, mikä todella koskettaa ja liikuttaa kokijaa.

Tapahtumatoimistot ovat olemassa sitä varten, että ne pystyvät asiantuntijuudellaan auttamaan asiakkaitaan menestymään liiketoiminnassaan. Markkinointiviestintä toimii yritysten kasvun moottorina. Tapahtumat ovat tutkitusti tehokas mediavalinta niin sisäisissä, kuin ulkoisissa toimenpiteissä.

Tilaa tapahtumien ammattilaislehti täältä http://eventolehti.fi/

Kerro ystävillesi