Monilla yrityksillä on mainos-, media- ja viestintätoimistokumppani, mutta harvemmilla tapahtumatoimistokumppani. Miksi tapahtumia pidetään edelleen yksittäisinä toimenpiteinä, joiden kilpailuttamiseen käytetään suhteettoman paljon aikaa ja rahaa? Onneksi on myös niitä, jotka näkevät tapahtumat tärkeinä markkinointiviestinnän kanavina. Tapahtumatoimisto, joka perehdytetään kunnolla yrityksen strategiaan on tehokas kumppani. Luottamuksellinen yhteistyö vaatii aina aikaa ja toisen tuntemista, kumppani on syytä valita pidemmäksi aikaa tositarkoituksella.
Tuloksellista markkinointiviestintää saadaan aikaan, kun tapahtumat suunnitellaan pitkäjänteisesti osana muuta markkinointiviestintää. Yhteistyö tapahtuma-, mainos-, viestintä-, media- ja digitoimistojen välillä on suositeltavaa. Kun kaikki nämä eri osa-alueet huomioidaan suunnittelussa, se näkyy tuloksellisena markkinointina.
Tein kyselykierroksen arvostamilleni johtajille ja kysyin mitä strateginen markkinointiviestinnän kumppani heille tarkoittaa. Eräs molemmilla puolilla pöytää istunut kiteytti asian näin: “Aidosta kumppanuudesta voidaan puhua silloin, kun yritysten väliset prosessit ovat yhteistyön myötä kehittyneet saumattomaksi kokonaisuudeksi. Keskeistä on se, että tavoitteiden asetannassa voidaan avoimesti ottaa huomioon molempien tahojen näkökulmat ja päätöksenteossa kumppanilla on sanansa sanottavana. Strateginen kumppanuus vaatii 100% sitoutumisen molemmilta osapuolilta. Yhteistyön toimivuutta tulee pystyä mittaamaan selkeillä mittareilla. Tähän kun lisätään vielä yritysten välinen vahva sosiaalinen sidoksisuus, aletaan puhua strategisesta kumppanuudesta. Nämä tuovat mukanaan sitoutumisen ja luottamuksen. Muussa tapauksessa puhutaan markkinaehtoisesta suhteesta, joka on verrattavissa alihankintasuhteeseen. Asiakas voi tehdä sopimuksen, mutta jättää itselleen mahdollisuuden ostaa muualta. Pääosa tapahtumasopimuksista on tällaisia. Asiakas odottaa 100% sitoutumista toimistolta, mutta ei ole valmis itse samaan.”
Ajatuksia herättävin oli erään ison organisaation pääjohtajan näkemys: “25 vuoden aikana olen saanut nauttia vain kerran markkinointiviestintätoimialan strategisesta kumppanuudesta. Kaikki muut sopimussuhteet ovat osoittautuneet operatiiviseksi toimittajasuhteeksi. Strategiselta kumppanilta odotan proaktiivisuutta asiakkaan tilanteeseen perehtymisessä, omaehtoista asiakkaan toimintaympäristön analysointia, mutta toisaalta se pitää sisällään luottamuksellista kaksisuuntaista sparraamista. Se ei voi toimia henkilöriippumattomasti eli edellyttää hyvää henkilökemiaa, avointa dialogia ja myös rohkeaa konfrontaatiota. Kyse on toki liiketoiminnasta, joten homman pitää olla kannattavaa, mutta strategisessa kumppanuudessa ei ihan joka mielipidettä kannata rahastaa.”
Loppujen lopuksi kyse on ihmisten välisestä kanssakäymisestä. Molemmilla osapuolilla on paljon opittavaa, mikäli haluaa tehdä tuloksellista markkinointiviestintää. On uskallettava luottaa ja puhua avoimesti omista toiveistaan ja epäilyksistään sekä kertoa selkeästi vaatimustaso yhteistyölle. Kiireen keskellä on hyvä rauhoittua hetkeksi ja pohtia, miten luottamuksellinen yhteistyö rakennetaan kumppanin kanssa.