Suomessa toimii useita hyvämaineisia tapahtumatoimistoja, joille päivänvalon kestävä liiketoiminta ja velvoitteiden hoitaminen viranomaisia sekä alihankkijoita kohtaan on kunnia-asia. Aina on niitäkin, joille nämä asiat eivät ole tärkeitä tai on ajauduttu tilanteeseen, jolloin ei kyetä hoitamaan velvoitteita. Syynä voi olla osaamattomuus tai silkka vauhtisokeus. Kun menee lujaa, aletaan elää leveästi. Joskus raja tulee vastaan ja toiminnan loppuminen tai muut järjestelyt ovat välttämättömiä.
Asiakkaan kannalta on turvallisempaa valita kumppani, jolla on asiat kunnossa. Luotettavuutta arvostetaan entistä enemmän ja yksityisen sektorin kilpailutuksissa tarkistetaan palveluntarjoajan taustat. Kaikkia asiakkaita ei kuitenkaan kiinnosta kumppanin luotettavuus. On erikoista, että ison tuotannon päävastuullisella tapahtumatoimistolla saattaa olla riskiluokitus viisi ja vain käteiskauppa suositeltavaa. Tärkeän projektin toteutus on vaarassa, koska tapahtumatuotannoissa on pitkät alihankintaketjut. Alihankkijat ovat yleensä tietoisia kenen kanssa voi toimia luotolla. Tapahtumatoimistolla, jonka riskiluokitus ei ole kunnossa, ei ole välttämättä parhaat osaajat käytettävissä.
On myös olemassa riski, että koko tapahtuma peruuntuu ongelmien takia. Ongelmat voi suht’ luotettavasti estää tarkistamalla etukäteen palveluntarjoajan riskiluokituksen, maksuhäiriöt ja taustat. Harvoin on mitään järkevää syytä, jos alalla pitkään toiminut yritys vaihtaa y-tunnusta tiuhaan. Todistus näistä asioista kannattaa vaatia suoraan palveluntarjoajilta kilpailutusvaiheessa. Asiakkaalle on miellyttävämpää, kun ei ole pelkoa, että tapahtumatoimiston alihankkijat soittavat suoraan loppuasiakkaalle rahojensa perään. Maineenhallinnan kannalta on ikävää, jos puhutaan loppuasiakkaan nimellä ja kerrotaan, että ei olla saatu rahoja x-yrityksen tapahtumasta. Tapahtumatoimiston tuottajien kannalta on myös mukavaa, että ei tarvitse vastata jatkuvasti alihankkijoiden soittoihin laskuistaan, vaan voidaan keskittyä itse tuotantoon, se on aina asiakkaan etu.
Välillä myös rehellisin periaattein toimivat saattavat kohdata taloudellisia haasteita johtuen joidenkin asiakkaiden kohtuuttomista maksuajoista. Jos kassavirtaa ei saada toimimaan, se johtaa loputtomaan kierteeseen ja lopulta maksuhäiriöihin. Vaikka tuotannoista laskutetaan yleensä osa ennakkoon, joutuu tapahtumatoimisto usein pankin asemaan johtuen tapahtumien lyhyistä tilaussykleistä tai siksi, että laskuja ei
makseta eräpäivänä. Tämä on iso haaste, joka vie paljon aikaa tuotantotyöstä. On siis myös asiakkaan etu hoitaa asiat sovitusti, jolloin voidaan keskittyä tuottamaan asiakkaalle parasta mahdollista palvelua.
Asiakkaan ja tapahtumatoimiston yhteinen päämäärä on tuottaa asiakkaalle lisäarvoa ja myyntiä laadukkailla markkinointiviestinnän palveluilla. Niitä pystyy tuottamaan vain, kun toiminta on vahvalla pohjalla myös taloudellisesti. Valitsemalla luotettavan kumppanin edistetään rehellistä liiketoimintaa ja saadaan parempaa palvelua.