Harjoittelijana tapahtuma-alalla

Moni tapahtumien järjestäjä olisi todennäköisesti kanssani samaa mieltä siitä, että yleinen käsitys tapahtuma-alasta tuppaa usein olemaan vääristyneen kiiltokuvamainen. Kun kerron sukulaisille ja ystäville, että teen työharjoittelua tapahtuma-alan yrityksessä, on reaktio usein ollut luokkaa ”Siellä juhlissa onkin varmaan hirveän rankkaa hymyillä päivät pitkät” tai ”Nyt pääset töissä bailaamaan kaikkien julkkisten kanssa”. Viisikuukautisen työharjoitteluni puolessa välissä voin sanoa, että saadut kokemukset ovat olleet hyvin kaukana tästä mielikuvasta. Yritysten tapahtumat eivät todellakaan pläjähdä paikalle vain jostain, kun sidosryhmille halutaan järjestää mukavaa puuhaa – niiden taakse piiloutuu yllättävän paljon systemaattista suunnittelua ja satoja työtunteja. Varsinaisissa tapahtumissa tehdään töitä valppaina joka hetki, ja tapahtumapäivät venyvät usein yömyöhälle asti.

Se, että tapahtumien suunnitteluun liittyy paljon työtä, ei sinänsä ollutkaan yllätys. Vaikka kokemukseni tapahtumatyöstä oli entuudestaan lähes olematon, oli käsitykseni alasta ilmeisesti muotoutunut suhteellisen realistiseksi alusta alkaen. Tapahtumissa työskennelleet tuttavani olivat ehtineet useaan otteeseen tehdä selväksi, ettei tapahtumajärjestäjän arki sitten olisi kuplivan kilistelyä kinkereillä päivät pitkät. Kuten monessa muussakin työssä, myös tapahtuma-alan tehtävien ulottuvuuden ymmärtää vasta, kun kaiken tekee itse. Alan luonne on hektinen ja työ on vaihtelevaa. Välillä tehdään paljon suunnittelutyötä toimistossa, toisina päivinä tavataan asiakkaita ja neuvotellaan uusista projekteista, myöhemmin ollaan itse tapahtumissa mukana. Officen ja kentällä olon välillä oleva balanssi on mielenkiintoinen.

Tapahtumapäivän alla kulisseissa tapahtuu yhtä ja toista. Valmistelutöiden oheen liittyy lukematon määrä pieniä yksityiskohtia, joita moni tapahtuman kävijä ei ehkä tule ajatelleeksi. Jokainen paikalle tuotu esine ja asia on aikanaan tarkkaan tehdyn mietinnän tulos. Jonkun on esimerkiksi päätettävä musiikin teema, huolehdittava työntekijöiden vaatetuksesta tai vaikkapa hankittava vieraille nimilaput. Ison asiakas- tai henkilöstötapahtuman lähestyessä tehtäviä tuntuu tulevan joka tuutista lisää; kiireessä asioiden priorisointi on välillä tuottanut harmaita hiuksia harjoittelijallekin.

Yllätyksiä voi tulla vastaan oikeastaan milloin vain, sillä monet ulkoiset tekijät voivat vaikuttaa tapahtuman onnistumiseen. Kerran esimerkiksi erään asiakkaan virkistyspäivä keskeytyi, kun tapahtumatilan palohälytin alkoi soida, mikä luonnollisesti pysäytti ohjelman kulun useiksi minuuteiksi. Onneksi pian saimme kuitenkin tiedon, ettei vaaraa ollut, ja kaikki pystyi jatkumaan normaalisti. Kyseessä oli vielä pieni vastoinkäyminen, mutta siinäkin tilanteessa työntekijöiden tuli nopeasti orientoitua siihen, miten kaikki taas jatkuisi ja tunnelma säilyisi kohdallaan. Joskus on käynyt myös niin, että tiedon kulku on pätkinyt jonkin yhteistyökumppanin kanssa, kun tilaisuus on ollut jo käynnissä. Seurauksena luonnollisesti syntyy väärinkäsityksiä. Tuolloin on voitava kommunikoida selkeästi ja topakasti, kuitenkin diplomatian keinoin. Odottamattomia tilanteita tulee ja menee, mutta niistä on selvittävä jokaisella kerralla.

Välillä tapahtumatyö voi siis vaikuttaa yhdeltä suurelta kaaokselta. Mikä alalla on sitten niin kiehtovaa, että touhuun kannattaa ylipäätään lähteä mukaan? Tapahtumien tekeminen on ensinnäkin hyvin luovaa työtä. On mielenkiintoista suunnitella erilaisia kokonaisuuksia ja teemoja sekä tietenkin lopuksi nähdä pitkän suunnittelutyön konkretisoituvan asiakkaalle. Tässä työssä pääsee välillä näkemään ja kokemaan paikkoja, joihin ei muuten lähtisi tai pääsisi. Alalla työskentelevät henkilöt ovat usein energisiä ja inspiroivia. Näidän ihmisten kanssa on mielekästä tehdä töitä. Uskon, että alan luonne pitää tekijänsä alati ”ajan hermolla” ja valppaana verkostoitumiselle.

Tapahtuma-alan seuraaminen kulissien aitiopaikalta on tuonut tälle urapolkunsa etsijälle paljon ajateltavaa. Kun menen tapahtumiin itse vieraaksi, katson nyt järjestäjän ammattitaitoa paljon kriittisemmin: olisinko itse tehnyt tuon samoin? Entä kuinka tuon olisi voinut tehdä toisin? Onko tapahtuma asiakkaan näkökulmasta onnistunut kokonaisuus?

Yhteenvetona voisin todeta, että mikäli tapahtumat ja tapahtuma-ala houkuttavat, täytyy omata hyvin monenlaisia ominaisuuksia ja luonteenpiirteitä. Tapahtumien suunnittelu vaatii  muun muassa pitkäjänteisyyttä, joustavuutta, loogista ja ennakoivaa ajattelua, erinomaisia vuorovaikutustaitoja sekä suurta paineensietokykyä. Mainittu verkostoituminen ja verkostoitumisen taito on luonnollisesti tässä työssä erittäin tärkeää. Lisäksi on oltava silmää yksityiskohdille ja visuaalisten kokonaisuuksien hahmottamiselle. Johtotaidot ovat myös tarpeen, samoin markkinatietoisuus, analyyttiset kyvyt ja myyntitaidot – tapahtumien luominen vaatii ehdottomasti sitä kuuluisaa ajattelua ”laatikon ulkopuolelta”. Vaadittavien ominaisuuksien listaa voisi jatkaa loputtomiin. Tapahtumatyö ei varmasti sovellukaan kaikille. Motivoituneelle tekijälle se antaa kuitenkin hyvin mielenkiintoisen ja haasteellisen työympäristön, jossa uusia ihmisiä kohtaa jatkuvasti. On lisäksi hyvä pitää mielessä, että alalle voi päätyä hyvin monenlaisia reittejä pitkin. Kaupallisen alan koulutus on yleinen tie, mutta esimerkiksi kulttuuri-, media- tai matkailualan tutkinnot valmistavat myös tapahtumien suunnitteluun. Yksi alan hauskimmista puolista on ehdottomasti sen vaihtelevuus – se, että jokainen projekti on omine haasteineen taatusti erilainen. Eikä tapahtumien tekeminen koskaan lopu.

Tapahtumarikasta kesää kaikille
Anna Pitkänen
Työharjoittelijana Eventgardenissa 2012