Nykyaikainen tapahtuma suorastaan vaatii jonkinlaisen sovelluksen, Facebook-sivun tai vähintäänkin sen kuuluisan hashtagin. Tai ainakin sellaisen kuvan saa sosiaalisen median välityksellä. Kymmenen vuotta sitten riitti, kun tapahtuman sähköinen osuus käsitti valot, äänet ja videot. Nyt tehdään projisoinnit, livestreamit ja appsit kaiken kokoisiin tilaisuuksiin. Olemmeko me tapahtuma-alan ihmiset onnistuneet luomaan viidakon, josta asiakas ei enää ymmärrä mitään? Vai onko erilaisista digiratkaisuista oikeasti hyötyä?
Googlasin sanan event app ja sain osumia huimat 683.000.000 kappaletta! Ei ihme, jos asiaa vähemmän tuntevaa alkaa ahdistaa.
Mikä sovellus pitäisi valita, mikä toimii juuri meidän tapahtumassa ja mitä se maksaa? Onko juuri meille sopivaa sovellusta olemassa ja mitä toimintoja siinä pitäisi olla?
Tupla-ahdistus.
Tehdäänkö tapahtumalle oma nettisivusto, mikä sosiaalisen median kanava valitaan vai hyödynnetäänkö monia eri kanavia, tehdäänkö oma sovellus tai peli.
Tässä kohtaa moni varmasti jättää leikin kesken, ellei työryhmässä ole mukana sellaista henkilöä, joka on tietoinen tapahtumaa varten luodun sovelluksen hyödystä, tai joka tuntee aihealuetta pintaa syvemmältä.
Erityisesti Yhdysvalloissa erilaisten sovellusten käyttö pienissäkin tapahtumissa on arkipäivää. Ilmoittautumiset, ohjelmatiedotukset ynnä muut tiedot kulkevat sähköisenä eikä papereita välttämättä tarvita. Nimikyltit saa tulostaa itse tapahtumapaikalla, ilmoittautua QR- koodilla tai jakaa omia yhteystietojaan koodin kautta sekä keskustella seminaarivieraiden kanssa keskustelupalstalla tai Twitterin välityksellä. Miksi tämä teknologia ei ole laajemmin käytössä Suomessa? Usein siksi, että se koetaan kalliiksi, hankalaksi tai ymmärrys aiheesta puuttuu – kuka nyt käyttäisi puhelintaan seminaarin aikana. No kaikki! Lähes jokainen vieras käyttää puhelintaan näkyvästi tai huomaamattomasti, mutta aktiivisesti joka tapauksessa. Puhelin on kasvanut käteemme kiinni pysyvästi, miksi emme siis hyödyntäisi sitä aktiivisemmin viestintävälineenä?
Usein huomaa ajateltavan, että kun luodaan tapahtumalle oma sivu Facebookiin, se riittää luomaan ”somehypen”, jonka avulla sana leviää ja saadaan tykkääjiä tai seuraajia. Jos siihen vielä bonuksena laitetaan ”tykkää meistä” – kilpailu, saadaan hyvä tulos ja kohderyhmä, jolle voi jatkossakin mainostaa palveluitaan ja tuotteitaan. Näitä surullisia, hylättyjä sivuja näkee internetin ihanassa maailmassa, jopa kalliilla rahalla tuotettuja nettisivuja, joille ei ole tehty mitään kampanjan alkamisen jälkeen.
Tapahtuman somehypetys perustuu usein itse tapahtuman mielenkiintoiseen sisältöön tai aiheeseen. Jotta onnistuu tavoittamaan laajemmin somen kautta potentiaalisia asiakkaita, pitää itse tapahtuman sisältö ja viesti miettiä ensin kuntoon. Sen jälkeen pitää miettiä, mikä siitä on sosiaalisen median parissa viihtyvän kohderyhmän kannalta kiinnostavin juttu ja alkaa rakentaa kokonaisuutta sen kautta. Videot, kuvat ja säännöllinen kommunikointi valituissa sosiaalisen median kanavissa ovat se juttu, jolla yleisö pidetään läsnä. Erilaiset kilpailut, äänestykset ja avoin keskustelumahdollisuus koukuttavat jo kiinnostunutta kohderyhmää hyvin ja saa viestin leviämään laajemmin kuin pelkkä staattinen postailu.
Kuulostaa helpolta, mutta toteutuakseen vaatii hyvän suunnittelun ja kumppanin, sekä sitoutumista sisällön tuottamiseen tai valmiutta ostaa palvelu kokonaisuutena. Moni tapahtumatoimisto tarjoaa kokonaispalvelun asiakkaalleen mutta valitettavan harva asiakas on sellaista valmis ostamaan. Jos asiakkaalla on oma digitoimisto, on ymmärrettävää että sitä käytetään. Tässä kohtaa saavutaan tapahtumatoimiston näkökulmasta haasteelliseen kohtaan; kuka vastaa kokonaisuudesta, jos digitoimisto hoitaa vain sisältötuotannon ja tapahtumatoimisto tapahtumaosuuden? Onko asiakkaalla valmiudet saattaa koko projekti loppuun oman työn ohella, vai olisiko parempi ulkoistaa kokonaisuus yhden toimijan alle, jolloin kommunikointi olisi selkeää ja helpompaa?
Kasvokkain tapahtuvan kohtaamisen yhdistäminen virtuaaliseen kohtaamiseen luo mahdollisuudet monitasoiselle kävijäkokemukselle, joka on helppo jakaa, josta on helppo kertoa muille ja joka on oikein toteutettuna vahvasti läsnä pitkän aikavälin. Näin saadaan euroille vastinetta, jolla on vaikuttavuutta. Vaatii aikaa, uskallusta ja luovuutta lähteä mukaan uudenlaiseen tapahtumakokonaisuuteen, mutta jos me emme koskaan haasta itseämme astumaan oman mukavuusalueemme ulkopuolelle, emme kehity tai löydä uusia mahdollisuuksia toteuttaa asioita uudella tavalla. Avaa ovi virtuaaliseen maailmaan, anna meidän johdattaa kohti uudenlaista kokemusta!